Süreçlerin Dijitalleşme Serüveni

blog002

Süreç kelimesi hayatımızın her alanında karşımıza çıkan bir kelime. İçinde hareket ve zaman kavramlarını barındırıyor. Herhangi bir amacı gerçekleştirmek için gerekli olan bileşenler.

Uzun yıllardır süreç yönetimi kavramı kurumların gündeminde ciddi bir yer alıyor. Çok basit ifade etmek istersek süreç yönetimindeki asıl amaç birim zamandaki çıktıyı kaliteden ödün vermeden (hatta çıktı kalitesini de artırarak) artırmak; buna kısaca verimlilik diyoruz.

Ne kadar verimli iseniz maliyet konusunda rakiplerinize göre avantaj sağlıyorsunuz ve bu da şirketin asıl amacı olan net karlılığı artırıcı bir etkiye sahip.

Süreçlerin dijitalleşmesi de aslında bu amaca hizmet eden bir başlık. Birim zamandaki çıktıyı artırmaya dönük ve insan hatasına bağlı olan kalite problemlerini de ortadan kaldırma potansiyeline sahip bir fırsat barındırıyor.

Şirketler işlerini yaparken herhangi bir malzeme veya hizmeti satın almak, üretmek veya satmak için çok farklı adımlardan oluşan süreçleri işletmek ve takip etmek zorundalar.

Süreçlerdeki hata oranlarını düşürmek, gereksiz adımları ortadan kaldırmak ve değer katan adımları belirleyerek bunların gelişimine katkı sağlamak şirketlerin en önemli gündem maddelerini oluşturmakta ve bu sayede operasyonel mükemmellik yolculuklarını hiç bitirmeden devam ettirmek istemekteler.

Dijitalleşme, işte tam bu noktada operasyonel mükemmelliğe katkı sağlamak üzere süreçlerin kalbinde yerini almaya başladı.

Dijitalleşme sayesinde süreçlerle ilgili toplanan veri kalitesi ve miktarı müthiş bir şekilde artıyor. Bu verilerin değerlendirilmesi, raporlanması, akıllı hale getirilmesi, bağlantılı verilerin anlaşılması ve en önemlisi karar verirken destekleyici olarak kullanılması dijitalleşme yolculuğunda ilk adım olarak değerlendirilebilir.

Her bir süreçle ilgili veri oluşturulabilir ve toplanabilirse, süreç çok daha yakından izlenebilir, yönetilebilir ve müdahale edilebilir duruma geliyor. Bu da süreçlerinizi çok daha iyi yönetmenizi ve geliştirmenizi sağlayacaktır.

Bir sonraki adımda süreçler arasındaki entegrasyonu da gerçekleştirdiğinizde bunun sonucu olarak insan hatalarını, bekleme sürelerini ve mükerrer işleri sıfıra indirmek gibi fırsatlar ortaya çıkacaktır.

En son varılacak yer ise tam bir otomasyon, optimizasyon ve otonom sistemler olacaktır. Bunun daha ötesi öngörülebilir ve önleyici süreçlerin tasarlanmasıdır. Burayı etkileyecek en önemli başlıklar “derin öğrenme” ve “yapay zekâ” altında okunabilir.

Tüm bu dijitalleşme süreci sonrasında süreçlerdeki israf, hata, fire ve kayıplar ortadan kalkacak sonucunda da tüm süreçlerden elde edilen verimlilik artacaktır. Bu sayede süreçlerin geliştirilmesinden ziyade inovasyonla ilgili çalışmalara daha çok kaynak ve zaman ayrılabilecektir.

Süreçlerin dijitalleşmesini safhalara ayırırsak ve bu safhaları anlamaya çalışırsak öncesini, bugünü ve yarını değerlendirdiğimizde acaba nasıl bir değerlendirme yapabiliriz?

Dün

Çok eskilerde herhangi bir ürün veya hizmetin çıktısı bunu yapan kişiyle bire bir özdeşleştiriliyordu. Zanaatkarlık denen kavram daha ön plandaydı. Her bir ürün kendine özgü karakterlere sahipti ve genelde el ürünüydü.

Sonrasında başlayan sanayileşme, makineleşme ve standartlaşma hem daha hızlı üretim yapılmasını hem de birbiri ile aynı ürünlerin her tarafta görünmesini ve kullanılmasını sağladı.

Herkese hizmet eden aynı özelliklere sahip ürünlerin tüketilmesi/kullanılmasından bahsedebiliriz.

Bu dönemde “herkes için aynı ürün” sloganı kullanılabilir.

Tek bir yerden çıkan ve herkese aynı şeyi sunan ürünler ve hizmetler düşünülebilir. Müşteriden ziyade üreticiyi öne çıkaran bir yaklaşım aslında, stoka üretim modeli (itme modeli).

Bu bakış açısı ile dijitalleşme öncesi dönemde müşterinin tam olarak ne istediğine göre kurgulanan bir süreç tasarımından ziyade üreticinin bakış açısı ile tasarlanan süreçlerden bahsetmek doğru olacaktır.

Bu nedenle odak tamamen verimlilik ve sadece maliyeti düşürerek karlılığı artırmak. Müşterinin ne istediği dinlense de etkisi o kadar yüksek değil ve süreçlerdeki değişiklik için çok uzun zamanlar gerekiyor.

Bugün

Dijitalleşme süreci ile birlikte müşterinin ne istediği daha çok ön plana çıkmaya başladı. Artık daha kişisel ürünler ve hizmetler üretilmesi gerekiyor. Bunu yapabilmek için de süreçlerde esneklik ve hız daha ön plana çıkıyor. Müşterinin sabrı eskiye nazaran azaldı, istediğinin daha hızlı olmasını istiyor ve ürüne bağlılığı artık daha zayıf. Kendi istekleriyle daha çok uyum bekliyor ve bunları daha hızlı sağlayabileni tercih ediyor.

Bu dönemi sipariş üzerine üretim olarak tarif edebiliriz. Sloganı da “benzer özelliklere sahip kişiler için benzer ürünler” olabilir.

Aslında şu anda tam bir geçiş dönemindeyiz. Kişiye özel ürün ve hizmetler üretme yolculuğunda ara safhadayız. Bu konuda süreçlerini her bir kişinin ihtiyacını karşılayacak şekilde tasarımlayabilen şirketler daha ön plana çıkmaya başlayacak.

O yüzden dijitalleşme esnasında süreçlerle ilgili yapılacak çalışmalarda en başta olması gereken görev, süreçlerin müşteri ihtiyacını karşılayabilecek esnekliği barındırmasını sağlamak olacaktır.

Yarın

Dijitalleşmenin tamamlanmasından sonra müşteri ne istiyorsa onu bulduğu ve kişisel deneyimin en üst seviyede olduğu bir ortamdan bahsediyoruz. Hatta onun adına düşünmüş ve ne istediğini de çok iyi tahmin etmiş ve karşısına getirmiş veya o düşünseydi bile böyle bir şey isterdi hissini oluşturacak yaklaşımlar daha da ön plana çıkacak. Müşteriyi çok yakından tanıma ve kişiselleştirme konusu en önemli başlık olacak.

Dijitalleşmenin başarılı olmasının en büyük kanıtı da bu olacaktır. Sloganı da “Artık her bir ürün bir tek kişi için” olacaktır.

Kısacası süreçleri dijitalleştirirken asıl amaç, sürecin kendisinin dijitalleştirilmesinden ziyade müşteri deneyimine odaklanan ve müşteriye fayda sağlayacak dijitalleşme başlıklarını öne çıkarmak olmalıdır.

Müşteri her ne alacaksa ona uygun, onun isteğini karşılayan, ona özel ve hızlı olmasını bekleyecektir. Bu ihtiyaçlara en yakın cevabı sağlayanlar da öne çıkacaktır.

Süreçlerdeki verimliliği müşteri taleplerini esnek ve hızlı karşılayacak şekilde yapılandırmak için gayret sarf edilmeli, verimliliği de bu esnekliği ve hızı ne kadar gerçekleştirdiğimize göre ölçmeliyiz.

Hayatımızın her noktasında dijitalleşme örneklerine rastlıyor, her gün yeni dijital deneyimler yaşıyoruz. GelecekHane CEO’su Halil Aksu’nun kaleme aldığı Dijitopya kitabı, dijital dünya konusunda ele aldığı konularla ufkunuzu açacak! Müziğin dijitalleşmesinden, mekanların dijitalleşmesine; CDO başarı hikayelerinden, şirketlerin dijitalleşmesine geniş yelpazede uzman görüşlerinin bulunduğu Dijitopya kitabını link üzerinden edinebilir, dijital dünyayı keşfedebilirsiniz!

Siz de GelecekHane’nin dijital dönüşüm konusunda önemli markalara verdiği danışmanlık hizmetleri ile bir adım öne geçmek ister misiniz? Perakende, üretim ve otomotiv gibi farklı sektörlerde çok önemli markalardan elde ettiğimiz engin deneyimimiz ile size ve şirketinize dijital dönüşüm danışmanlığı hizmetleri konusunda önemli katkılarda bulunabiliriz. Hizmetlerimiz ile ilgili ayrıntılı bilgi almak için bize ulaşın, dijital dünyada bir adım öne geçin!